6 znaków, że Twoja firma potrzebuje systemu ERP

Duże firmy przetwarzają wiele informacji i zadań w jednym czasie. Bez względu na to w jakiej branży firma funkcjonuje oraz jaką posiada ofertę, potrzebuje systemów i oprogramowania, które pomoże zarządzać każdym aspektem firmy.

Dawno temu wszystkie procedury istniały w formie pisemnej. Stosy dokumentów przechowywały informacje o transakcjach finansowych, dane klientów oraz raporty inwentaryzacyjne. Z biegiem czasu większość „danych papierowych” zostało przeniesione do świata cyfrowego, a Microsoft Excel stał się ulubionym programem każdego menedżera. Teraz wszystkie liczby oraz inne informacje zostały zebrane w tabelach z wieloma funkcjami. Zarządzanie procesami stało się znacznie łatwiejsze.

Obecnie wiele firm odeszło od wykorzystania arkuszy Excel oraz przyjęło bardziej złożone systemy do obsługi różnych procesów. Systemy te są po prostu oprogramowaniem, które odpowiada za pojedynczy dział lub aspekt firmy. Jednakże implementacja kilku oddzielnych systemów może skomplikować komunikację między pracownikami i dostęp do potrzebnych informacji, powodując problemy z wykonywaniem zadań oraz wpływając na wydajność pracowników.

System ERP to oprogramowanie do planowania zasobów przedsiębiorstwa, które pomaga zoptymalizować procesy biznesowe i usprawnić zarządzanie. System obejmuje każdy aspekt firmy, dzięki czemu wszystkie operacje i komunikacja między działami odbywa się w jednym miejscu. Jednak wdrożenie ERP może być kosztowne i wymaga nauczenia pracowników obsługi nowego systemu. Zatem decyzja o opracowaniu takiego systemu czasami jest odwlekana do momentu, kiedy staje się oczywistym, iż firma tego potrzebuje.

Oto sześć najczęściej pojawiających się znaków, które wskazują, że warto rozważyć stworzenie dedykowanego systemu ERP.

1. Utrudnienia w odzyskiwaniu i przeanalizowaniu informacji

Gdy wiele systemów jest używane do zarządzania procesami w różnych działach, zbiórka informacji oraz ich analiza jest prawie niemożliwa. Zwłaszcza, gdy firma oraz zakres przechowywanych danych znacznie wzrosły od czasu wdrożenia tych systemów. Aby tworzyć raporty i analizować procesy zachodzące w firmie, musisz zebrać różnego rodzaju statystyki z kilku systemów. Ze względu na to, że programowanie przechowuje informacje tylko z jednego działu, trudno jest je analizować bez dostępu do reszty danych.

2.  Skomplikowany sposób komunikacji między działami i istniejącymi systemami

Gdy firma obsługuje tysiące operacji dziennie, niezależność systemów jest ogromną wadą. Jest to tylko kwestia czasu, kiedy pojawią się zakłócenia w pracy firmy. Na magazynie może zabraknąć produktów, ale klienci nadal będą mogli je kupić w sklepie internetowym, ponieważ informacje o braku nie zostały wysłane z jednego działu do drugiego. Firma, w której jest utrudniona komunikacja między systemami, nie funkcjonuje jako jedna jednostka, lecz jako mieszanina procesów, które nie są w żaden sposób dostosowane do siebie. Trudności w kontakcie między działami i systemami spowalniają procesy i mogą powstrzymać rozwój firmy.

3. Trudności w zarządzaniu aspektem finansowym

Tradycyjne podejście do zarządzania finansami w firmach opiera się na pracy papierowej. Różne faktury, zamówienia i raporty w formie papierowej wymagają ingerencji pracownika i zajmują dużo czasu. Kiedy pracownik prowadzi księgowość samodzielnie wpisując dane, ryzyko błędu jest dość wysokie. Liczby mogą być niepoprawnie przekalkulowane lub jeden raport zostanie pominięty, ponieważ niektóry wydział nie otrzymał prośbę o wysłaniu. System ERP pomaga zarządzać aspektem finansowym firmy, umożliwiając księgowym wykonywanie zadań w ciągu kilku minut, zamiast godzin. Automatyzuje małe i powtarzalne zadania, pozwalając pracownikom skupić się na bardziej ważnych procesach.

4. Pogorszenie obsługi klienta oraz sprzedaży

Wraz z rozwojem firmy zarządzanie magazynem staje się coraz trudniejsze. Systemy nie udostępniają informacji i nie wiedzą, co dzieje się w innych częściach firmy. Tworzy to sytuacje, w których klienci nie otrzymują pożądanego produktu, dostawa jest opóźniona lub sprzedawany produkt nie jest dostępny w magazynie. Korzystanie z oddzielnych systemów ma również negatywny wpływ na obsługę klienta, ponieważ dane użytkowników są kompilowane w poszczególnych bazach danych. Konsultanci mają trudności ze znalezieniem informacji niezbędnych, by pomóc klientom, przedłużając czas oczekiwania. Takie problemy mogą wydawać się nieistotne, mają jednak negatywny wpływ na sprzedaż i opinię klientów.

5. Stałe występowanie małych problemów

Co jakiś czas firma może wysłać produkt pod niewłaściwy adres lub spóźnić się z opłatą faktury. Ale kiedy takie małe błędy pojawiają się coraz częściej, powoduje to większe komplikacje w funkcjonowaniu firmy. Ponadto, ponieważ osobne systemy są używane w różnych działach, mogą one przechowywać sprzeczne informacje, które powodują jeszcze więcej błędów. Brak komunikacji między oprogramowaniem tworzy szkodliwe środowisko, w którym informacje nie są poprawnie przetwarzane, a procesy zabierają zbyt wiele czasu.

6. Firma ciągle potrzebuje nowych funkcji oprogramowania

Oprogramowanie, które jest dedykowane tylko dla jednego aspektu działalności, jest bardzo ograniczone w kontekście funkcjonowania całej firmy. Dlatego wraz z rozwojem przedsiębiorstwa pojawia się zapotrzebowanie na nowe funkcje. Zakres obowiązków działów rośnie, tym samym zwiększając liczbę przetwarzanych informacji. Moduły zaczynają się powielać, aby zaspokoić zwiększone zapotrzebowanie na dostęp do informacji z innych działów.

Zamiast rozbudowywać istniejące systemy, które nie są ze sobą kompatybilne łatwiej jest opracować jeden, który będzie pasował do każdego działu, przechowywał wszystkie informacje w jednym miejscu oraz nadawał pracownikom dostęp do danych bez konieczności sięgania do wielu systemów. ERP pozwala zarządzać zamówieniami, zasobami ludzkimi i sprzętem, zwiększając efektywność pracy pracowników.

Doskonałym przykładem systemu, który zapewnia powyższe funkcje jest SuwiGo, dedykowane oprogramowanie opracowane przez naszą firmę. System składa się z modułów specjalnie zaprojektowanych tak, aby pasowały do procesów zachodzących w firmie. Zaletą systemu ERP jest to, że system jest projektowany od podstaw oraz składa się z modułów, które będą najbardziej przydatne dla poszczególnej firmy. W przypadku SuwiGo oprogramowanie przechowuje dokumenty oraz pośredniczy pracownikom w komunikacji.

Czy któryś z powyższych punktów brzmi znajomo? Czy zauważyłeś, że systemy, które posiadasz, mogą być niewystarczające dla twojej firmy na bieżącym etapie rozwoju? Nadszedł czas, aby zastanowić się nad dalszą rozbudową Twojej firmy i opracować system, który pomoże Ci zoptymalizować procesy i rozwijać swój biznes w sposób bardziej naturalny i płynny. ERP może być rozwiązaniem, którego właśnie szukałeś.